Таблица доходов и расходов: как составить и вести, чтобы не бросить

Таблица доходов и расходов — самый простой способ понять, куда уходят деньги. Не нужно ни приложений, ни специальных знаний: несколько столбцов, пара формул и немного дисциплины. Проблема в другом: большинство таблиц заброшены на второй неделе. Разберём, как составить таблицу, которая не развалится, какие категории завести, как подвести итог месяца и что делать, если вести её вручную всё-таки не получается.

Какие столбцы нужны

Чем проще таблица, тем дольше она живёт. Для личного и семейного учёта хватает пяти столбцов:

1. Дата. Без неё не посчитать итог месяца и не найти, когда случилась крупная трата.
2. Сумма. Расходы удобно записывать со знаком минус, доходы с плюсом: тогда баланс считается одной формулой суммы.
3. Категория. Продукты, транспорт, жильё. Выбирайте из выпадающего списка, а не пишите от руки: «Продукты» и «продукты » для формул — это две разные категории.
4. Счёт. Карта, наличные, кредитка. Полезно, если денег несколько «кошельков» и нужно сверять остатки.
5. Комментарий. Короткая пометка: «подарок маме», «ремонт машины». Через полгода она объяснит, откуда взялась странная сумма.

Столбцы вроде «необходимая трата или нет», «оплачено кем» и «чек» появляются у тех, кто уже ведёт учёт месяцами. На старте они только замедляют ввод.

Категории расходов

Категорий должно быть достаточно, чтобы понять структуру трат, и мало, чтобы не задумываться над каждой записью. Рабочий набор для начала:

Если «Прочее» к концу месяца оказалось одной из крупнейших категорий, значит, какая-то трата повторяется и ей нужна своя строка. Подробнее о том, как собрать систему категорий, рассказываем в статье учёт личных финансов.

Доходы: отдельный лист или та же таблица

Если доход один и приходит раз-два в месяц, его удобно вести в той же таблице, просто со знаком плюс и категорией «Зарплата». Если доходов несколько (подработки, фриланс, сдача квартиры), лучше завести отдельный лист: так проще увидеть, какой источник сколько приносит и насколько он стабилен.

Главное правило для доходов — записывать фактически полученные деньги, а не начисленные. Премия, которую обещали в следующем месяце, ещё не доход. Про нерегулярные поступления, возвраты и переводы подробно написали в статье учёт доходов и расходов.

Формулы, которые понадобятся

Для полноценной таблицы хватает трёх формул. Их одинаково понимают Excel, Google Таблицы и «Мой Офис».

• Баланс месяца: =СУММ(B2:B500), если расходы записаны с минусом. Положительное число — вы уложились, отрицательное — потратили больше, чем заработали.
• Сумма по категории: =СУММЕСЛИ(C2:C500;"Продукты";B2:B500). Скопируйте формулу для каждой категории в отдельной сводной таблице.
• Доля категории: сумма категории, делённая на сумму всех расходов. Проценты показывают структуру лучше рублей.

Если хочется графиков, выделите сводную таблицу и вставьте круговую диаграмму. Больше ничего не нужно: сводные таблицы и макросы на старте только отнимают время.

Итог месяца: три вопроса

Таблицу заводят не ради записей, а ради выводов. В конце месяца ответьте себе на три вопроса:

1. Сколько пришло и сколько ушло? Если расходы выше доходов, разницу закрыли накоплениями или долгом, и это стоит заметить.
2. На что ушло больше всего? Обычно первые три категории забирают половину трат. Экономить имеет смысл в них, а не на мелочах.
3. Что удивило? Почти у каждого находится категория, которая оказалась вдвое больше ожиданий. Чаще всего это кафе, доставка, такси и подписки.

Почему таблицы бросают

Причина почти всегда одна: разрыв между тратой и записью. Заплатили в магазине, решили внести вечером, вечером устали, через три дня уже не помните, на что ушли 1 700 рублей. Таблица с дырами перестаёт показывать правду, и ею перестают пользоваться.

Что помогает удержаться:

• Записывать сразу. Держите таблицу на телефоне на главном экране или используйте форму для быстрого ввода. Запись, сделанная у кассы, занимает десять секунд. Вечерний разбор чеков — полчаса.
• Не стремиться к точности до рубля. 350 вместо 347 — нормально. Цель — видеть структуру, а не сводить бухгалтерский баланс.
• Сверяться раз в неделю. Сравните остаток на карте с остатком в таблице. Если разошлось, внесите одну запись «разница» и не ищите виноватых.
• Не наказывать себя. Пропустили три дня — просто продолжайте. Учёт с пробелами полезнее, чем брошенный учёт.

Подробный план первых недель есть в статье как вести учёт расходов.

Чем заменить таблицу

Если таблица не приживается, дело не в силе воли, а в формате. Ручной ввод в ячейки с телефона неудобен, а значит, его откладывают. Три варианта, которые снимают это трение:

• Банковская аналитика. Банк сам раскладывает траты по категориям. Минус: видны только операции по этой карте, наличные и другие банки выпадают, а категории банк назначает по коду магазина, а не по смыслу покупки.
• Приложение для учёта. Все счета в одном месте и итоги без формул. Какие бывают и чем отличаются, разобрали в статье приложения для учёта расходов.
• Голосовой ввод. Вместо поиска нужной ячейки вы говорите «продукты 1 240», и запись появляется сама. В Kapitallo сумма и категория распознаются из фразы, а итоги месяца, структура расходов и динамика по дням строятся автоматически.

Таблицу не обязательно бросать совсем. Удобная схема: каждый день записывать траты в приложении, а раз в месяц переносить итоги по категориям в таблицу. Так у вас будет и быстрый ввод, и история за годы в привычном формате.

С чего начать сегодня

Создайте таблицу с пятью столбцами, заведите 8–12 категорий и запишите все траты за сегодня, даже мелкие. Через неделю посмотрите на сумму по категориям. Через месяц ответьте на три вопроса из раздела про итоги. Этого достаточно, чтобы впервые увидеть свой бюджет целиком, а не только остаток на карте в день зарплаты.